Фискальный накопитель (ФН) — это специальное запоминающее устройство в контрольно-кассовом аппарате. Это своеобразная «карта памяти», которая фиксирует данные по всем продажам, возвратам, изменениям в торговом процессе. Информация на носителе не подлежит корректировке, подделыванию. ФН отмечает каждый документ (кассовые чеки, отчётность) электронной подписью, зашифровывает сведения и передаёт их через оператора фискальных данных в налоговую. Архив фискальных данных хранится на протяжении 5 лет с того момента, как закончится срок его эксплуатации.
Согласно закону, субъект, который занимается торговлей, услугами, обязан пользоваться онлайн-кассой с фискальным накопителем, и он же должен нести ответственность за замену (по разным причинам) ФН.
Замена фискального накопителя потребуется в следующих случаях:
-
Окончился срок эксплуатации
Существуют устройства разных типов: со сроком действия на 13, 15 либо 36 месяцев. Период службы зависит от специфики деятельности предпринимателя, организационно-правовой формы предприятия, особенностей налогообложения. Касса заранее (за 1-3 месяц) предупреждает пользователя о необходимости произвести замену ФН. Совершить её нужно за несколько дней до истечения срока службы, в противном случае устройство заблокируется. -
Переполнилась память на накопителе
Устройство отправит уведомление о том, что данные больше некуда записывать, указав в процентах количество заполненной памяти. -
Повредился ФН
Как и любой технический прибор, ФН может поломаться. Понадобится замена фискального накопителя. Если невозможно получить информацию из памяти аппарата, то производитель устройства обязан восстановить данные и передать их в ФНС. -
Касса заблокировалась
Это может произойти:
если чеки не отправлялись в ОФД более месяца;
из-за неправильно выставленного на кассе времени;
когда смена не закрывалась больше суток;
пропала связь с интернетом;
платежи проходят по кассе, но данные не отправляются в ОФД. -
Изменился собственник онлайн-кассы или поменялись данные у владельца
ФН может использовать только один владелец, так как его ИНН вносят в настройки кассы. Если онлайн-касса передаётся другому собственнику, то предстоит замена фискального накопителя с регистрацией аппарата в налоговой. -
Произошла ошибка при регистрации онлайн-кассы
Если при регистрации ФН была где-то допущена ошибка, то исправить её невозможно
и придётся купить новый накопитель.